Datenschutzerklärung
Diese Erklärung gilt für den internen Dienst „DocuWare Workflow Generator“ unter workflows.itolia.de. Für die Unternehmenswebseite itolia.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.
1. Verantwortliche Stelle
Itolia UG (haftungsbeschränkt)
Schauenburgerstraße 116
24118 Kiel
Geschäftsführer: Jendrik Knudsen
Telefon: +49 431 22188750
E-Mail: info@itolia.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
2. Zugang und Nutzerkonten
Der Dienst ist nicht öffentlich. Ein Zugang entsteht ausschließlich über eine Einladung oder durch Anlage eines Kontos durch die Verwaltung. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, ein Passwort-Hashwert (scrypt, das Passwort selbst wird nicht gespeichert), die Angabe, ob es sich um ein Verwaltungskonto handelt, sowie der Anlagezeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem geordneten, zugriffsgeschützten Betrieb.
Zur Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es enthält keine Werbe- oder Trackingkennungen und wird nicht an Dritte weitergegeben. Eine Einwilligung ist hierfür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.
3. Inhalte, die Sie im Dienst erzeugen
Innerhalb von Projekten und Chats werden Ihre Eingaben, hochgeladene Dateien (z. B. Prozessbeschreibungen), die Antworten der KI sowie die erzeugten Workflow-Dateien gespeichert, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Zusätzlich wird je Anfrage der Tokenverbrauch protokolliert, um die vereinbarten Nutzungsgrenzen einzuhalten.
Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die für die Erstellung des Workflows erforderlich sind. Personenbezogene Daten Dritter (z. B. Echtdaten aus Kundenarchiven) sollten Sie vorher entfernen oder unkenntlich machen.
4. Verbindung zu Ihrem DocuWare-System
Für ein Projekt hinterlegen Sie die Adresse Ihrer DocuWare-Organisation sowie Zugangsdaten eines DocuWare-Benutzers. Damit liest der Dienst die Struktur Ihrer Organisation aus: Archiv- und Feldbezeichnungen, Dialoge, Auswahllisten samt Beispielwerten sowie Namen von Benutzern und Rollen. Diese Angaben werden benötigt, um in den generierten Workflows die richtigen internen Kennungen zu setzen, und werden als Momentaufnahme im Projekt gespeichert.
Verwenden Sie hierfür ausschließlich einen ausschließlich lesend berechtigten DocuWare-Benutzer, keinesfalls ein Administratorkonto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (Auftragsverarbeitung)
Zur Erzeugung der Workflows werden Ihre Chateingaben, hochgeladene Dokumente und die ausgelesene Organisationsstruktur an die Anthropic PBC, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105, USA übermittelt und dort verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse an einer automatisierten Workflow-Erstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Spracheingabe
Die Diktierfunktion nimmt eine Sprachaufnahme nur auf, solange Sie die Aufnahme aktiv gestartet haben. Die Umwandlung in Text erfolgt auf unserem eigenen Server; es findet keine Übermittlung der Audiodaten an einen Sprachdienst Dritter statt. Die Aufnahme wird nach der Umwandlung nicht dauerhaft gespeichert, der erkannte Text wird Teil Ihrer Chatnachricht.
7. Hosting und Server-Protokolle
Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beim Aufruf werden automatisch Zugriffsprotokolle erzeugt, die unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung enthalten. Sie dienen dem sicheren und störungsfreien Betrieb sowie der Abwehr von Missbrauchsversuchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden regelmäßig gelöscht.
8. Speicherdauer
Konto-, Projekt- und Chatdaten werden gespeichert, bis Sie diese löschen oder das Konto beendet wird. Projekte und Chats können Sie im Dienst selbst entfernen; mit dem Projekt werden auch die zugehörigen Chats, Dateien und die gespeicherte Organisationsmomentaufnahme gelöscht. Im Übrigen verbleiben Daten bei uns, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
9. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DSGVO), der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO), eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen (Art. 20 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
10. Verschlüsselung
Die Verbindung zu diesem Dienst ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers.